Wer spricht denn von Wissensmanagement?

Ich weiß: Über das Thema Verwaltung habe ich in diesem Blog schon öfter mal geschrieben. In einer der letzten Sitzungen meinte ein Kollege ganz erzürnt, er werde doch nicht für Verwaltungsarbeit bezahlt und würde jetzt einfach mal alles liegen lassen. Wer hat sich nicht schon diese Frage gestellt und sich in kühnen Tagträumen ausgemalt, einfach mal keine Verwaltungsarbeiten mehr zu übernehmen. Gut, man ist als Professor zur „akademischen Selbstverwaltung“ verpflichtet. Es fragt sich nur, was da alles dazugehört. Sekretariatsstellen werden in München zunehmend eingestampft. Aber welcher Prof braucht heute noch eine persönliche Sekretärin? „Bändchen abtippen“, Termine vereinbaren, den Prof vor unangemeldetem Besuch schützen, Telefonate durchstellen – das ist von vorgestern und wäre wahrscheinlich vielen von uns eh nur lästig. Also okay – wir brauchen keine klassischen Sekretariate mehr. Man hatte da (in München und woanders auch?) die Idee und Hoffnung, das würde durch „Assistenzstellen“ etwa für Forschung oder Lehre ersetzt. Nun aber mehren sich die Stimmen, die meinen, das sei wohl eher ein frommer Wunsch gewesen.

Also macht man alles selber!? Drittmittelanmeldungen, Personaleinstellungen, Finanzberechnungen, Kontrolle kryptischer Kontoauszüge, Materialbestellungen usw. usw. Nun wäre das an sich vielleicht gar nicht das Schlimmste. Was mir aber wirklich den letzten Nerv raubt ist, dass viele dieser Vorgänge pseudoformalisiert, in Wirklichkeit aber überhaupt nicht vernünftig und vor allem nicht systematisch festgeschrieben und natürlich nirgendwo dokumentiert sind. Seit über einem halben Jahr bin ich permanent auf der Suche nach Informationen, die ich mir an den verschiedensten Stellen zusammensuche – bisweilen mit der Erkenntnis, dass die Auskunft von zwei Stellen zum selben Vorgang keineswegs identisch sein muss. „Muggling through“ – das scheint eine wichtige Strategie zu sein, die aber dann nicht mehr funktioniert, wenn sich die Vorgänge häufen, die man unter einen Hut bringen muss. Ich verstehe das einfach nicht, warum Universitätsverwaltungen dieses Problem nicht vernünftig in den Griff bekommen. Wer spricht denn von Wissensmanagement? Es geht um simples Informationsmanagement, um die prägnante, online zugängliche Dokumentation von Abläufen in einer verständlichen Sprache, die auch für Wissenschaftler nachvollziehbar ist.

Was wir bräuchten, wären so was wie „Schnittellenmanager“ zwischen den Fakultäten (und da am besten getrennt für Forschung und Lehre) und der Verwaltung, damit wir – die Wissenschaftler – feste Ansprechpartner hätten und nicht rumgereicht werden müssten wie Valentins Buchbinder Wanninger. Die Verwaltungsangestellten können dafür in der Regel nichts, das ist ein strukturelles Problem, das man mal „Top-down“ lösen müsste.

In der Zwischenzeit kann man wohl nur selbst versuchen, solche Dokumentationen zu erstellen, und sollte diese dann altruistisch anderen – vor allem neuen Kollegen/innen – zur Verfügung stellen. Und klar, da fragt man sich dann schon: Wird man dafür tatsächlich bezahlt?